Polityka prywatności – RODO, ISO 27001 i ochrona danych osobowych

Ochrona Twoich danych osobowych i poufność dokumentów

W The Native Translator przywiązujemy szczególną wagę do ochrony danych osobowych oraz zachowania poufności dokumentów powierzanych nam przez klientów.

Korzystając z naszych profesjonalnych usług tłumaczeniowych, możesz oczekiwać, że Twoje informacje będą przetwarzane w sposób odpowiedzialny i bezpieczny – od pierwszego zapytania o wycenę aż po dostarczenie gotowego tłumaczenia.

Świadczymy profesjonalne usługi tłumaczeniowe obejmujące dokumenty prawne, dokumentację medyczną, sprawozdania finansowe, dokumenty firmowe, materiały techniczne oraz dokumenty osobiste.

Rozumiemy, że przekazywane nam materiały mogą zawierać szczególne kategorie danych osobowych, tajemnice przedsiębiorstwa i inne informacje wymagające zachowania ścisłej poufności.

The Native Translator posiada certyfikat zgodności z międzynarodową normą ISO/IEC 27001 dotyczącą systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Certyfikacja ta potwierdza wdrożenie uporządkowanego systemu służącego identyfikowaniu, ocenie i zarządzaniu ryzykiem związanym z bezpieczeństwem informacji.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), szwajcarską federalną ustawą o ochronie danych (FADP) oraz – w odpowiednim zakresie – polskimi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i komunikacji elektronicznej.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe gromadzimy, w jakich celach je przetwarzamy, w jaki sposób je chronimy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują Ci na podstawie obowiązujących przepisów.

Administrator danych osobowych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Administrator danych osobowych:

The Native Translator
Prologic GmbH
Dorfstrasse 29
CH-6390 Engelberg
Szwajcaria

Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji:
dataprotection(at)prologic-corp.ch

Kontakt ogólny:
office(at)the-native-translator.com

Jeżeli obowiązujące przepisy wymagają wyznaczenia przedstawiciela w Unii Europejskiej lub inspektora ochrony danych, udostępnimy odpowiednie dane kontaktowe.

Jakie dane osobowe gromadzimy?

Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia naszych usług, wypełniania obowiązków prawnych lub realizacji innych zgodnych z prawem celów.

W zależności od sposobu korzystania z naszych usług możemy przetwarzać następujące kategorie informacji:

• Dane kontaktowe: Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy oraz adres korespondencyjny.

• Informacje dotyczące projektów tłumaczeniowych: Zapytania o wycenę, kombinacje językowe, opisy projektów, zamówienia, instrukcje oraz korespondencja.

• Dokumenty przekazane do tłumaczenia: Pliki i materiały dodatkowe, w tym wszelkie zawarte w nich dane osobowe.

• Dane rozliczeniowe i płatnicze: Informacje niezbędne do obsługi transakcji, wystawiania faktur i prowadzenia dokumentacji finansowej.

• Dane techniczne: Adresy IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu oraz korzystaniu ze strony internetowej.

• Informacje przekazane dobrowolnie: Inne dane udostępnione podczas kontaktu z nami za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji.

Dokumenty przekazywane do tłumaczenia mogą zawierać szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, w tym dane dotyczące zdrowia.

Przetwarzamy takie informacje wyłącznie wtedy, gdy spełnione są odpowiednie warunki określone w obowiązujących przepisach.

Zalecamy przekazywanie wyłącznie danych osobowych niezbędnych do realizacji danego zlecenia tłumaczeniowego.

W jakich celach przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe w celu świadczenia, organizowania, realizacji i obsługi profesjonalnych usług tłumaczeniowych.

Główne cele przetwarzania obejmują:

• Przyjmowanie zapytań o wycenę i udzielanie odpowiedzi.

• Analizowanie dokumentów oraz ocenę wymagań dotyczących tłumaczenia.

• Przygotowywanie, organizowanie i realizację projektów tłumaczeniowych.

• Komunikację z klientami w sprawach bieżących i zakończonych zleceń.

• Dostarczanie gotowych tłumaczeń.

• Obsługę płatności, fakturowania i księgowości.

• Ochronę systemów informatycznych oraz zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi, oszustwom i incydentom bezpieczeństwa.

• Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa.

• Prowadzenie, utrzymywanie i ulepszanie strony internetowej oraz naszych usług.

• Analizowanie sposobu korzystania ze strony internetowej, jeżeli pozwalają na to obowiązujące przepisy.

Nie wykorzystujemy dokumentów przekazanych do tłumaczenia do celów niezwiązanych ze zleconą usługą bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Podstawy prawne przetwarzania danych zgodnie z RODO

W przypadkach objętych RODO przetwarzamy dane osobowe na podstawie jednej lub kilku przesłanek określonych w art. 6 rozporządzenia.

Wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Przetwarzamy dane osobowe, gdy jest to niezbędne do przygotowania wyceny na Twoje żądanie lub wykonania zawartej z Tobą umowy.

Wypełnienie obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przetwarzamy informacje niezbędne do realizacji obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, księgowych oraz dotyczących przechowywania dokumentacji.

Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

W przypadkach dozwolonych prawem możemy przetwarzać dane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa informacji, zapobieganie nadużyciom i zarządzanie działalnością przedsiębiorstwa.

Przetwarzanie to podlega ocenie, czy interesy, prawa i podstawowe wolności osoby, której dane dotyczą, nie mają charakteru nadrzędnego.

Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Jeżeli określone działania wymagają zgody, na przykład stosowanie niektórych opcjonalnych plików cookies, uzyskujemy ją przed rozpoczęciem przetwarzania.

Możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie. Jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych konieczne jest również spełnienie odpowiedniego warunku określonego w art. 9 RODO.

W zależności od charakteru projektu The Native Translator może również działać jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu klienta będącego administratorem.

W takich przypadkach przetwarzanie odbywa się na podstawie odpowiednich ustaleń umownych, a gdy jest to wymagane – umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnej z art. 28 RODO.

ISO/IEC 27001 – certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji

The Native Translator posiada certyfikat zgodności z normą ISO/IEC 27001.

ISO/IEC 27001 jest uznaną na całym świecie normą określającą wymagania dotyczące ustanawiania, wdrażania, utrzymywania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Norma ta zapewnia uporządkowane podejście do identyfikowania zagrożeń i wdrażania odpowiednich środków kontroli.

Nasz system zarządzania bezpieczeństwem informacji opiera się na trzech podstawowych zasadach.

Poufność: Ochrona informacji przed nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.

Integralność: Ochrona informacji przed nieuprawnioną lub przypadkową modyfikacją.

Dostępność: Zapewnienie upoważnionym osobom dostępu do informacji wtedy, gdy jest on potrzebny.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru naszej działalności oraz związanych z nią zagrożeń.

Certyfikacja ISO/IEC 27001 potwierdza zgodność naszego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji z wymaganiami międzynarodowej normy.

Nie oznacza jednak całkowitego wyeliminowania wszystkich zagrożeń ani nie stanowi sama w sobie gwarancji zgodności z każdym obowiązującym przepisem dotyczącym ochrony danych osobowych.

Jak chronimy dokumenty i dane osobowe?

Ochrona poufnych informacji klientów stanowi integralną część naszych profesjonalnych usług tłumaczeniowych.

Wdrażamy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych i dokumentów przed nieuprawnionym dostępem, utratą, niewłaściwą modyfikacją i bezprawnym ujawnieniem.

Środki te obejmują:

• Kontrolę dostępu opartą na przyznanych uprawnieniach.

• Zabezpieczone portale klientów i współpracowników służące do przesyłania plików.

• Szyfrowanie transmisji danych przy użyciu HTTPS/TLS podczas korzystania z naszych portali internetowych.

• Umowne zobowiązania do zachowania poufności obowiązujące tłumaczy, weryfikatorów językowych i kierowników projektów.

• Procedury identyfikowania i zarządzania ryzykiem związanym z bezpieczeństwem informacji.

• Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne służące zapobieganiu nieuprawnionemu dostępowi oraz innym incydentom bezpieczeństwa.

Konkretne środki bezpieczeństwa są dostosowywane do charakteru przetwarzania i związanych z nim zagrożeń.

Obowiązki zachowania poufności przez tłumaczy i kierowników projektów

Wielu naszych klientów powierza nam dokumenty zawierające poufne informacje biznesowe lub osobowe.

Nasi tłumacze, weryfikatorzy językowi i kierownicy projektów są zobowiązani umownie do zachowania poufności.

Informacje, do których uzyskują dostęp podczas realizacji zlecenia, nie mogą być wykorzystywane do nieuprawnionych celów ani ujawniane osobom trzecim bez odpowiedniego upoważnienia.

Dostęp do dokumentów ograniczamy do działań niezbędnych do realizacji zlecenia oraz innych czynności przetwarzania dopuszczonych przez prawo.

Stosujemy zasadę przyznawania dostępu wyłącznie osobom, które rzeczywiście potrzebują określonych informacji do wykonywania swoich obowiązków.

Czy udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim.

Świadczenie naszych usług może jednak wymagać udostępnienia określonych informacji wybranym odbiorcom, takim jak:

• Tłumacze, weryfikatorzy językowi i kierownicy projektów uczestniczący w realizacji zlecenia.

• Dostawcy systemów informatycznych, hostingu, przechowywania danych i wsparcia technicznego.

• Dostawcy usług płatniczych.

• Dostawcy usług administracyjnych, jeżeli jest to konieczne.

• Organy publiczne lub inni uprawnieni odbiorcy, jeżeli ujawnienie danych jest wymagane przez prawo.

Jeżeli zewnętrzni usługodawcy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, stosujemy zabezpieczenia umowne i organizacyjne wymagane przez obowiązujące przepisy.

Udostępniamy wyłącznie informacje niezbędne do realizacji określonego celu.

Międzynarodowe przekazywanie danych osobowych

The Native Translator współpracuje z międzynarodową siecią wykwalifikowanych tłumaczy i innych usługodawców.

W związku z tym niektóre zlecenia mogą wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych przez odbiorców znajdujących się w różnych krajach, w tym poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli zastosowanie ma RODO lub szwajcarskie przepisy o ochronie danych, przekazywanie danych za granicę odbywa się zgodnie z odpowiednimi wymogami prawnymi.

W przypadku przekazywania danych do państwa, wobec którego nie obowiązuje odpowiednia decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, konieczne może być zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń.

Mogą one obejmować standardowe klauzule umowne oraz, w razie potrzeby, uzupełniające środki ochrony.

Dobór zabezpieczeń zależy od państwa docelowego, charakteru danych oraz okoliczności konkretnego przekazania.

Płatności i ochrona danych płatniczych

W celu obsługi płatności za usługi tłumaczeniowe możemy korzystać z zewnętrznych dostawców usług płatniczych, takich jak PayPal lub Saferpay, jeżeli takie metody płatności są dostępne podczas składania zamówienia.

Dostawcy ci mogą gromadzić i przetwarzać informacje niezbędne do realizacji transakcji, zapobiegania oszustwom oraz wypełniania własnych obowiązków prawnych.

Możemy otrzymywać określone informacje dotyczące płatności, takie jak status transakcji, numer referencyjny oraz dane rozliczeniowe.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez dostawców usług płatniczych znajduje się w ich własnych politykach prywatności.

Jak długo przechowujemy dane osobowe i dokumenty tłumaczeniowe?

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, chyba że obowiązki prawne lub inne zgodne z prawem przesłanki uzasadniają dłuższe przechowywanie.

Co do zasady dokumenty przekazane do tłumaczenia są przechowywane przez 90 dni od zakończenia zlecenia.

Po upływie tego okresu dokumenty są usuwane z naszych aktywnych systemów, chyba że obowiązek prawny lub inna zgodna z prawem przyczyna wymaga ich dalszego przechowywania.

W przypadku niektórych kategorii informacji mogą obowiązywać inne okresy przechowywania, w tym:

• Faktur i dokumentacji księgowej objętych ustawowymi obowiązkami archiwizacji.

• Informacji niezbędnych do prowadzenia niezakończonych spraw.

• Dokumentów wymaganych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

• Informacji, które muszą być przechowywane na podstawie innych przepisów.

Dane znajdujące się w kopiach zapasowych mogą podlegać odrębnym technicznym cyklom usuwania.

Gdy dane nie są już potrzebne i nie istnieje podstawa prawna ich dalszego przechowywania, usuwamy je lub anonimizujemy zgodnie z odpowiednimi procedurami.

Pliki cookies i podobne technologie

Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia podstawowych funkcji, zapamiętywania preferencji użytkowników oraz analizowania sposobu korzystania z witryny.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu podczas odwiedzania strony internetowej.

Można je podzielić ze względu na czas przechowywania.

Cookies sesyjne: Zazwyczaj działają podczas jednej sesji przeglądania i wygasają po jej zakończeniu.

Cookies trwałe: Pozostają na urządzeniu przez określony czas lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika.

Pliki cookies można również podzielić według ich przeznaczenia.

Niezbędne pliki cookies: Umożliwiają prawidłowe działanie podstawowych funkcji strony lub świadczenie usług wyraźnie żądanych przez użytkownika.

Analityczne pliki cookies: Mogą pomagać nam analizować korzystanie ze strony oraz ulepszać jej treści i funkcjonalność.

Pliki cookies podmiotów trzecich i inne technologie: Mogą wspierać dodatkowe funkcje lub usługi zewnętrznych dostawców.

Jeżeli obowiązujące przepisy wymagają zgody, wykorzystujemy opcjonalne pliki cookies i podobne technologie dopiero po jej uzyskaniu.

W odniesieniu do użytkowników w Polsce uwzględniamy odpowiednie przepisy ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, RODO oraz właściwe wytyczne organów nadzorczych.

Możesz wycofać udzieloną zgodę w dowolnym momencie, ze skutkiem na przyszłość.

Narzędzia analityczne i pliki cookies podmiotów trzecich

Nasza strona internetowa może korzystać z narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics lub Matomo, aby lepiej rozumieć sposób korzystania z witryny i oceniać jej działanie.

W zależności od konfiguracji technicznej narzędzia te mogą przetwarzać informacje takie jak adresy IP, dane urządzeń i odwiedzane podstrony.

Korzystamy z narzędzi analitycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz odpowiednimi wymogami dotyczącymi zgody.

Informacje o rzeczywiście stosowanych narzędziach, rodzajach cookies i okresach ich przechowywania powinny odpowiadać aktualnej konfiguracji technicznej strony i być dostępne dla użytkowników.

Jak zarządzać plikami cookies lub je usunąć?

Możesz zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Większość przeglądarek umożliwia blokowanie plików cookies, usuwanie wcześniej zapisanych plików lub ustawianie preferencji dla poszczególnych stron.

Pamiętaj, że zablokowanie niezbędnych plików cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji naszej strony.

Więcej informacji znajdziesz na oficjalnych stronach pomocy:

Google Chrome:
https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl

Mozilla Firefox:
https://support.mozilla.org/pl/

Safari:
https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac

Microsoft Edge:
https://support.microsoft.com/microsoft-edge

Jeżeli nasza strona udostępnia narzędzie do zarządzania preferencjami dotyczącymi cookies, możesz również za jego pomocą zmieniać swoje wybory lub wycofywać wcześniej udzieloną zgodę.

Twoje prawa wynikające z RODO

Jeżeli zastosowanie ma RODO, możesz korzystać z praw przewidzianych w rozporządzeniu, z uwzględnieniem odpowiednich warunków i wyjątków.

Prawa te obejmują:

• Prawo dostępu: Prawo do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO.

• Prawo do sprostowania: Prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych danych zgodnie z art. 16 RODO.

• Prawo do usunięcia danych: Prawo do żądania usunięcia danych w określonych sytuacjach zgodnie z art. 17 RODO.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania: Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO.

• Prawo do przenoszenia danych: Prawo do otrzymania lub przeniesienia określonych danych, gdy spełnione są warunki z art. 20 RODO.

• Prawo do sprzeciwu: Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec określonych działań przetwarzania zgodnie z art. 21 RODO.

• Prawo do wycofania zgody: Prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

• Prawo do wniesienia skargi: Prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

W odpowiednich przypadkach mogą również przysługiwać prawa dotyczące decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, zgodnie z art. 22 RODO.

Prawa te podlegają warunkom i wyjątkom przewidzianym przez prawo.

Przykładowo żądanie usunięcia danych nie zawsze może zostać w pełni zrealizowane, jeżeli określone informacje muszą być przechowywane w celu wypełnienia obowiązku prawnego.

Szwajcarskie przepisy o ochronie danych również przyznają osobom fizycznym określone prawa, w tym prawo dostępu oraz – na zasadach określonych prawem – prawo do sprostowania danych i korzystania z innych środków ochrony.

Każdy wniosek rozpatrujemy zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do danej czynności przetwarzania.

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych

Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, możesz wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, zgodnie z art. 21 RODO.

Po otrzymaniu skutecznego sprzeciwu zaprzestaniemy odpowiedniego przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, zachęcamy do skontaktowania się z nami w celu wyjaśnienia sprawy.

Jeżeli zastosowanie ma RODO, przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)

ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska

Oficjalna strona internetowa:
https://uodo.gov.pl

W Szwajcarii właściwym federalnym organem nadzorczym, w granicach kompetencji wynikających ze szwajcarskiego prawa, jest Federalny Komisarz ds. Ochrony Danych i Informacji (FDPIC).

Oficjalna strona internetowa:
https://www.edoeb.admin.ch

Zmiany w Polityce prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian w naszych usługach, systemach technicznych, procedurach wewnętrznych lub obowiązujących wymaganiach prawnych.

Aktualna wersja będzie publikowana na naszej stronie internetowej.

W przypadku istotnych zmian przekażemy dodatkowe informacje osobom, których dane dotyczą, jeżeli będzie to wymagane przez prawo lub uzasadnione okolicznościami.

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji

Jeżeli masz pytania dotyczące sposobu przetwarzania swoich danych osobowych, chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw lub zgłosić potencjalne naruszenie ochrony danych bądź incydent bezpieczeństwa informacji, skontaktuj się z nami.

Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji:
dataprotection(at)prologic-corp.ch

Kontakt ogólny:
office(at)the-native-translator.com

W The Native Translator zapewniamy profesjonalne usługi tłumaczeniowe, w których jakość językowa, poufność dokumentów klientów oraz bezpieczeństwo informacji stanowią podstawowe elementy każdego zlecenia.